ノースカロライナ州立大学では以前、Cyrus IMAP と GroupWise という古いメールシステムを使用していましたが、学生や教職員のニーズが満たされていませんでした。保存容量が少ないために学生がメールでできることは限られていたほか、教職員もばらばらのカレンダー プログラムを使用していたため、スケジュール管理に悩まされていました。「相手が自分と同じカレンダーを使っていなければ、会議のスケジュールを簡単に設定することはできません。参加者に電話をかけたり、メールを何度もやり取りしたりして、空き時間を確認しなければなりませんでした」とノースカロライナ州立大学の IT 部門アウトリーチ、コミュニケーション、コンサルティング担当ディレクターである Stan North Martin 氏は語っています。
学生や教職員間のコラボレーションにも障害がありました。たとえば、管理者は職員会議の最中に効率よくメモを取って共有するのに苦労していました。「自分のファイルが最新版かどうかわからない Microsoft Word は非効率的でした」と Martin 氏は続けます。
「全員を同じプラットフォームに移行し、同じメールシステムとカレンダーを使用するようにしたことは、キャンパスに大きな変革をもたらしました。」
Stan North Martin, 支所長, コミュニケーションおよびコンサルティング部門
メールの保存容量やカレンダー機能、限定的なコラボレーション向けの機能に対して不満を抱いていた本校の CIO は、学生向けのホスト型ソリューションとして Google Workspace、Microsoft Live、Zimbra などを検討するようチームに要請しました。これを受けて、チームはコストとメリットを分析し、学生のフォーカス グループを編成して選択肢を絞り込みました。その後、複数のツールの試験運用、学生向けのライブデモ、学生からのフィードバックの収集を経て、大学はついに Google を選択しました。決め手となったのは、さまざまなソフトウェアやハードウェアとの連携が可能なことでした。「当時、Microsoft のソリューションは Internet Explorer としか連携しませんでした」と話すのは、IT 部門の Google サービス チームリーダーおよびアシスタント ディレクターの Sarah Noell 氏。「学内では Mac 利用者が増えているほか、学生の多くはすでに Google を使っていたので移行は簡単でした。」
一方、CIO は学内の別の調査グループに、教職員を対象とした Google Workspace の評価を依頼しました。ソリューションに求める主な条件は、プロセスの変更があまり必要にならないことでした。オンプレミス型からクラウド型のソリューションに移行するにはある程度の変更は避けられませんが、この変更には実際以上に大きい負担が予測されました。ところが、教職員の大半は Google が学生に好評であることを目にしていたため、移行に大賛成でした。当初、移行に乗り気ではなかった一部の教職員も、実際に Google Workspace を使い始めたらその不満がほとんどなくなった、と Noell 氏は振り返ります。現在、Noell 氏のチームは 18 万個の Google アカウントを管理しており、そのうち 75,000 個がアクティブ化されています。卒業生はアカウントを無期限に保持することができますが、その多くは使用されていないそうです。
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