더블린 국립 대학교에서는 학생, 교수, 교직원이 서로 소통하고 온라인 리소스를 이용할 수 있도록 이메일 및 생산성 도구에 대한 간편한 액세스를 제공해야 하며, 그러면서도 IT팀의 부담은 늘리지 않아야 합니다. UCD의 웹 서비스 책임자인 브라이언 모리세이씨는 “특정 기기에 제한되지 않고 모든 것이 무선으로 작동하는 개방형 네트워크를 제공해야 합니다."라고 말합니다. 32,000명의 학생과 6,000명의 교직원이 이메일을 사용하고 문서를 공유하기 위해 캠퍼스 네트워크를 이용하게 되므로 여기에 연결되는 컴퓨터, 태블릿, 스마트폰의 수는 최대 4만 대에 달할 수 있습니다. 모리세이씨는 “학교 내 사용자들은 상시 사용 기능을 원하며, 기기 등록 또는 이메일 연결에 대한 걱정 없이 사용하기를 원합니다."라고 말합니다.
기존의 Sunmail 이메일 시스템은 모리세이씨와 IT팀 입장에서는 관리에 대한 부담이 큰 시스템이었고, 학생과 교직원 입장에서는 사용이 편리하지 않은 단점이 있었습니다. 모리세이씨는 “비용과 관리 측면에서 낭비가 많았기에 두 가지 문제를 모두 개선하고자 합니다."라고 말합니다. IT 직원들은 여러 대의 대용량 이메일 서버뿐 아니라, 더 많은 서버에서 실행되는 스팸 및 바이러스 백신 소프트웨어를 유지 관리하고 모니터링해야 했습니다. 또한, 학생과 교직원은 제한된 계정 할당량때문에 메일을 자주 삭제해야 해서 불만이 많았습니다. Morrissey 씨는 “기능 측면에서 여전히 뒤처져 있는 시스템의 아키텍처를 갱신하려면 수십만 달러의 비용이 필요했습니다."라고 말합니다. IT팀은 구현 및 관리가 쉬운 클라우드 기반 이메일 시스템으로 전환하기로 결정했습니다.