정보 기술 서비스를 개선하여 학생과 교직원을 보다 효과적으로 지원한 맨해튼 대학교

22명의 직원으로 이루어진 맨해튼 대학교의 IT 부서는 자원이 상당히 제한적입니다. “우리 직원들은 스위스 군용 칼처럼 많은 일을 해냈지만 한 분야에서 전문성을 갖지 못했습니다"라고 맨해튼 대학교의 CIO인 제이크 홀름퀴스트는 말합니다. “팀원 중 상당수가 일반 IT 직원이었기 때문에 훌륭한 솔루션을 만들어 내기에는 역부족이었습니다." 이 대학교에서는 온프레미스 도구를 많이 사용하고 있었지만, 요구 사항이 늘어날수록 문제는 더욱 복잡해지고 비용도 많이 들게 되었습니다.

클라우드로의 전환

"그때, 클라우드로 눈을 돌렸습니다. 대부분의 경우 이 선택이 최선이었습니다"라고 홀름퀴스트는 말합니다. 2008년부터 맨해튼 대학교에서는 Google 도구를 사용하고 있습니다. 처음에 이루어진 Gmail로의 전환은 "클라우드에서 운영해도 괜찮다는 사실을 학교의 나머지 구성원에게 보여주기 위해 IT 팀에 필요했던 첫 단계였습니다"라고 그는 덧붙입니다. 홀름퀴스트가 꼽는 진정성 있는 관점, Google 도구의 익숙함과 편리함이 Google을 계속 찾게 만드는 요인입니다. “기존 Google Workspace 계정을 가지고 있으면 IT 팀에서 Google Cloud 도구에 액세스하고, 서비스를 시작한 후 액세스 권한을 위임하기가 정말 간편해집니다"라고 홀름퀴스트는 덧붙입니다.

IT 팀은 중복되고 '데이터가 없어' 위험이 낮은 시스템인 DNS와 개인정보가 없는 소규모 웹 사이트부터 접근하기 시작했습니다. 홀름퀴스트는 “클라우드 채택과 더 많은 사용자 지향 서비스의 마이그레이션에 박차를 가하면서 업그레이드와 마이그레이션에 관한 메시지에 '안전한 클라우드 환경'이라는 문구를 넣기 시작했습니다. 이러한 메시지와 함께 새로 추가된 중복성 및 고가용성 서비스 덕분에 성과가 개선되었으며 클라우드로 마이그레이션한 후 중복성과 안정성이 한층 더 향상되었습니다. 이는 학교 시스템에서는 불가능했던 것입니다”라고 말합니다.

시간이 지남에 따라 “우리의 여정은 클라우드 장벽을 무너뜨리고 처음에는 사용자와 IT 직원 모두에게 낯설었던 개념에 익숙해지는 과정이었습니다. 장벽을 하나하나 허물어 갈수록 다음 단계로 나아가기가 수월해졌습니다"라고 홀름퀴스트는 말합니다.

홀름퀴스트는 2014년 Google Cloud를 처음 도입했을 당시에는 도구에 관한 내용이 제대로 문서화되어 있지 않았다고 지적합니다. 하지만 그 이후 "도구는 사용이 훨씬 쉬워졌고 UI를 통해 할 수 있는 일이 많아졌으며 유용한 예시와 대규모 지원 커뮤니티가 있어 문서가 한층 개선되었습니다."

보람을 안겨준 도전

맨해튼 대학교의 주된 문제는 마이그레이션한 대규모 상용 애플리케이션과 관련되어 있었습니다. 대부분의 경우 데이터센터에 적합하게 설계되었기 때문에 "클라우드 환경으로 전환할 때 '바로' 사용할 수 없었습니다. 클라우드가 제공하는 새로운 기회에 맞춰 애플리케이션을 최적화하기 위해 제대로 문서화되어 있지 않은 설정을 처음 구성하는 일이 가장 큰 난관이었습니다”라고 홀름퀴스트는 말합니다.

하지만 홀름퀴스트는 가장 큰 성과 또한 이러한 문제에서 비롯되었다고 덧붙입니다. 2017년 7월, 기존 시스템에 대한 업그레이드로 ‘Banner 9’을 구축한 것입니다.

"일반적인 데이터센터 배포에는 하드웨어 구매 비용으로 수십만 달러가 필요하지만 충분한 테스트와 2017년 여름 학기에 맞춰 제시간에 인도되고 프로비저닝되리라는 보장이 없었습니다. 대신 Google Cloud Compute Engine의 새로운 Banner 9 구성요소를 배포하는 방식을 처음으로 채택했습니다. 덕분에 설치 및 업그레이드 테스트 중에도 다양한 구성요소를 쉽고 빠르게 가동할 수 있었습니다. 실패하면 인스턴스를 신속하게 삭제하고 몇 분 안에 다시 시작했고요. Google 지원팀의 도움이 있었기에 사이트 간 VPN(온프레미스 데이터베이스에 응답을 보내는 Banner 9 구성요소), 애플리케이션 서버 성능 미세 조정, 최종적으로는 고가용성과 SSL에 관련된 여러 가지 설정을 파악할 수 있었습니다”라고 홀름퀴스트는 말합니다.

결과적으로 "캠퍼스 내에서 직접 이룰 수 없었던 수준의 고가용성과 뛰어난 성능으로 프로덕션 환경을 배포할 수 있었습니다."

이제 이 대학에서는 몇 분 만에 새로운 시스템을 가동하고 프로비저닝할 수 있습니다. “재가동 시에도 훨씬 빠르게 삭제할 수 있습니다"라고 그는 말합니다. “더 좋은 점은 더 많은 직원이 시스템 관리자가 프로비저닝할 때까지 기다리지 않고 필요에 따라 서비스를 가동할 수 있다는 점입니다.”

진전 상황 및 향후 계획

홀름퀴스트는 무엇보다도 IT 팀이 데이터센터 밖으로 나와 사용자와 대면하는 활동에 더 많이 참여하게 하는 것을 목표로 삼았습니다. 그는 “시스템 중 데이터센터보다 Google Cloud에서 호스팅되는 부분이 더 많아지는 임계점을 확실히 돌파했습니다”라고 말합니다. “이제 서버를 유지관리하고 고장 난 구성요소를 교체하거나 패치를 적용하느라 시간을 보내는 대신 애플리케이션을 더욱 효율적으로 실행하여 최종 사용자에게 측정 가능한 방식의 혜택을 제공하는 데 집중할 수 있게 되었습니다.”

또한 뛰어난 성능, 높은 가용성과 같이 캠퍼스 내 사용자가 선호하는 기능은 대학에서 제한된 자원을 활용하여 자체적으로 구현하기에는 비용이 너무 많이 듭니다. 그는 “Google Cloud를 사용하면 막대한 초기 비용을 들이지 않아도 이러한 기능을 사용할 수 있으며 대부분의 경우 도구 세트의 일부로 제공됩니다”라고 말합니다. “무엇보다도 비용이 학비로 지불한 금액의 극히 일부에 불과하고 모든 것을 기존의 직원으로도 효율적으로 관리할 수 있다는 점이 장점입니다.”

맨해튼 대학교에서는 많은 진전이 이루어졌지만, 여전히 진행해야 할 계획이 많습니다. 학교에서는 감가상각으로 인한 데이터센터 서버 교체를 지속할 예정이며 클라우드에서 서비스를 제공하는 보다 효과적이고 효율적인 방식을 모색하고 있습니다.

홀름퀴스트는 전자 워크플로를 통해 "비즈니스 프로세스 개선"에 집중하고 캠퍼스 오피스와 데이터 보고 및 분석 이니셔티브를 통해 캠퍼스 데이터를 개선할 수 있도록 IT 직원이 여유시간을 확보하게 되어서 기쁘게 생각합니다. 이 부서는 기존의 내부 지향적인 IT의 입장을 '사용자가 새로운 도구를 사용할 수 있도록 지원하는 사용자 지향적인 기술 트레이너'로 바꾸는 데 성공했습니다. 홀름퀴스트는 이러한 노력을 뒷받침하기 위해 머신러닝과 분석 도구가 어떻게 사용될 수 있는지 확인하고자 합니다.

홀름퀴스트는 이제 “Google Cloud는 우리 스스로 해결할 수 없었을 복잡한 문제를 해결할 수 있는 도구 세트를 제공합니다”라고 말합니다.