ユニバーシティ カレッジ ダブリンの学生と教職員、G Suite で時間を節約して共有を促進

ユニバーシティ カレッジ ダブリン(UCD)の学生と教職員は、アイルランド、ダブリンのキャンパスのどこにいても、すばやく簡単にメールやドキュメントにアクセスできる必要があります。そこで、UCD は直感的な使いやすさと低メンテナンス性を兼ね備えた Gmail を導入しました。その後、学生や教職員は Google ハングアウト、Google スライド、Google スプレッドシートなど、G Suite のその他のツールも採り入れ、クラスのプレゼンテーションや授業プランなどを共有しています。

ユニバーシティ カレッジ ダブリン(UCD)では、学生や教職員どうしのコミュニケーションと必要なオンライン リソースへのアクセスを容易にしたいと考えており、IT チームの負担を増やすことなく使いやすいメールシステムと生産性向上ツールを提供する必要がありました。「特定の端末に縛られず、すべてがワイヤレスで機能するオープンなネットワークを提供しなくてはなりません」と話すのは、UCD ウェブサービス部門長のブライアン モリッシー氏。32,000 人の学生と 6,000 人の教職員がメールの送受信やドキュメントの共有を行う UCD のネットワークには、40,000 台ものパソコン、タブレット、スマートフォンが一度に接続することもありえます。「学生や教職員が求めるのは、端末の登録やメールシステムへの接続が不要な、常時接続型の環境です」とモリッシー氏は言います。

UCD が以前使用していた Sunmail のメールシステムは、モリッシー氏をはじめとする IT チームの多大な労力を要し、学生や教職員にとっても使いづらいツールでした。「コスト面でも管理面でもリソースを消費しており、状況の改善が必要でした」と話すモリッシー氏。IT スタッフは複数の大型メールサーバーに加えて、多数のサーバーで使用している迷惑メールとウィルス対策ソフトウェアの保守と監視も行う必要がありました。学生や教職員も、アカウントの容量制限のためにメールを頻繁に削除しなくてはならない状況に不満を抱いていました。 「このアーキテクチャを更新するには数十万ドルもの費用がかかる見込みで、しかも更新後のシステムの機能は最新とは言えないものでした」と語るモリッシー氏。そこで、IT チームは、導入と管理が簡単にできるクラウドベースのメールシステムに切り替えることにしました。

IT リーダーの声

「Google を選ぶ決め手となったのは、Gmail の信頼性、常時接続型の機能、直感的な使いやすさです。」

Brian Morrissey, ウェブサービス部門長, ユニバーシティ カレッジ ダブリン

校内のヘルプデスクで移行をサポート

UCD は、時代遅れで手間のかかるメールシステムの後継として Gmail を採用しました。「Google を選ぶ決め手となったのは、Gmail の信頼性、常時接続型の機能、直感的な使いやすさ、そして誰もが慣れ親しんでいるインターフェースです」とモリッシー氏は述べています。

モリッシー氏と IT チームは Google への移行をスムーズに進めるために、教職員と学生のメールを学部単位で Gmail に移動し、各学部内に一時的なヘルプデスクを設置しました。「場所は、教職員のオフィスや学生が通りかかる中央ホールなどを選びました」と語るモリッシー氏。「Gmail への関心と信頼を高めることに多くの時間を費やしました。これは大きな投資でしたが、新しいメールシステムへの移行がスムーズに進んだので、その価値はあったと思います。」

学生や教職員は Gmail に馴染んでくると、Google ドキュメントや Google カレンダー、Google+ など、G Suite の他のツールも利用するようになりました。「メールのことしか考えていなかったので、これには驚かされました」と語るモリッシー氏。G Suite はどの端末からでもアクセスできるため、教職員は他の生産性向上ツールよりも使いやすいことを実感しました。モリッシー氏によると、Google カレンダーのメリットは特に大きかったそうです。以前は、学部ごとにさまざまなカンレダー アプリを使用していたため、授業時間や教員の勤務時間の変更を学生に知らせるための統一された手段がなかったからです。

時間を節約し、効果的な指導法を共有するための工夫

UCD の教職員は、これまでの時間のかかるプロセスの代わりに、G Suite を利用して簡単に他の教職員や学生とコミュニケーションをとる方法を編み出しました。まず、教員が Google+ で「UCD 教育と学習コミュニティ」を作成しました。このコミュニティでは、教員が指導法の改善に関するアイデアを投稿し、他の教員から意見や感想を得ることができます。「Google を利用せずに同じようなことを試みても、これほど活発な意見交換は生まれなかったと思います」とモリッシー氏は述べています。さらに、IT 部門ではメーリング リストを独自の Google+ コミュニティに切り替え、新しいテクノロジーへの取り組みを紹介するプレゼンテーションを共有しています。

UCD 獣医学部の教職員は、G Suite を使って授業プランを作成しています。ウェブサービス チームの責任者であるマシュー ハインズ氏は、教員から、コース間でテーマが重複するのを避けるためにカリキュラムを共有するよい方法がないか相談されました。ハインズ氏が提案したのは、Google スプレッドシートを使って獣医学部のすべてのクラスの授業プランをマスター スプレッドシートにまとめる方法でした。また、ハインズ氏は Google サイトを使ってウェブサイトを作成し、マスター スプレッドシートのデータをもとに、どのテーマがどの授業で扱われるかをまとめた表が表示されるようにしました。

UCD では、Google への移行によって、時間の節約や指導法の改善のための工夫を促すことに加えて、費用を削減することにも成功しています。古いメール ソリューションのためのハードウェアとメンテナンスが不要になり、Gmail では必要ないウィルス対策と迷惑メール ソリューションのコストが浮いたことで、大学は数十万ドルもの費用を節約できたとモリッシー氏は述べています。

メールへの接続トラブルやストレージについての問い合わせがなくなったというモリッシー氏は「Gmail に移行してから、保存容量が足りなくなるという心配は消え去りました」と語ってくれました。

IT リーダーの声

「Gmail に移行してから、保存容量が足りなくなるという心配は消え去りました。」

Brian Morrissey, ウェブサービス部門長, ユニバーシティ カレッジ ダブリン

教育機関のプロフィール

アイルランドの「グローバル大学」として知られるユニバーシティ カレッジ ダブリン(UCD)は、ヨーロッパ有数の研究大学で、出身国が 120 以上の国々にまたがる 32,000 人の学生が在籍しており、そのうち 5,500 人はアイルランド外の拠点で学んでいます。UCD は、大学院教育でも高い功績を上げています。

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